Código de Ética e Conduta

Mensagem da Alta Direção

Nós, do Cartório do Barreiro, entendemos que as regras de compliance são fator prioritário para qualquer empresa e também para os Cartórios. Nós, Oficiais e também toda a equipe, devemos nos preocupar com decisões estratégicas para manter uma boa conduta, estando sempre atentos para identificar e reverter ações de má conduta.

Compliance no Cartório do Barreiro significa estar de acordo com a ética, obedecer as regras, comprometer-se com a integridade, possuir a função de monitorar e assegurar que todos os colaboradores e fornecedores estejam cientes e de acordo com as normas de conduta do Cartório. Nós devemos agir, de forma crítica e imparcial, para o cumprimento total do Código de Ética e Conduta.

Precisamos garantir uma comunicação eficiente e transparente. Todas as informações devem ser expostas e compartilhadas de forma direta e objetiva. Isso vem promovendo e seguirá no caminho de promover cada vez mais o engajamento e conscientização dos colaboradores e fornecedores para o cumprimento de todas as regras.

Continuamos em processo contínuo de verificação da eficiência dos processos e dos sistemas de gestão. A segurança nas nossas operações administrativas é primordial. As regras do Código de Ética e Conduta do Cartório do Barreiro sustentam a boa reputação e credibilidade do Cartório, diminuindo riscos de danos e dando maior tranquilidade tanto à Oficial quanto a todos os colaboradores.

Saber o que fazer, o que é o certo, e evitar más condutas é o que nos motiva. Vamos seguir fazendo nossa parte para transformar o Brasil.

Letícia Franco Maculan Assumpção

Oficial do Cartório do Registro Civil e Notas do Distrito do Barreiro

• Nossos princípios

O Cartório do Barreiro tem como missão prestar serviços de forma organizada, oferecendo qualidade e segurança jurídica e sua visão é ser reconhecido pela excelência na prestação dos serviços.

Seus valores e princípios fundamentais são

Respeito | Honestidade| Integridade

Imparcialidade | Organização

• Política Organizacional

O Cartório de Registro Civil e Notas do Barreiro se compromete a satisfazer os requisitos aplicáveis para melhoria contínua do seu sistema de gestão.

• Integridade e ética

Somos uma organização que exerce, por delegação, funções públicas primordiais. Por isso, nossa ação cotidiana deve espelhar as mais apuradas condutas éticas e profissionais, agindo com respeito e à altura da importância das referidas funções.

Nossos relacionamentos com clientes, colaboradores, fornecedores, parceiros de negócios e representantes governamentais são pautados pelo cumprimento das leis e regulamentos aplicáveis, inclusive a legislação anticorrupção, bem como das regras de conduta aplicáveis ao cotidiano do Cartório, conforme descrito nesse Código.

• Equidade

Equidade pressupõe o conceito de uma justiça fundada no princípio da isonomia. O direito de todos à igualdade deve considerar a sensibilidade quanto ao reconhecimento de que diferenças incapacitantes devem ser tratadas com medidas afirmativas.

A equidade se materializa pela preservação da individualidade e privacidade, e pelo respeito à diversidade, não admitindo a prática de quaisquer atos discriminatórios, seja em relação à origem, à condição social, à posição hierárquica, ao grau de escolaridade, à religião, à crença ou filosofia de vida, à deficiência, à cor, à raça, ao sexo, à orientação sexual, ao estado civil, à situação familiar, à ideologia política ou à associação com entidades de classe.

• Assédio, discriminação e preconceito

O respeito às pessoas e à sua diversidade, igualdade, dignidade são pilares fundamentais da nossa cultura. Por isso, o Cartório do Barreiro não tolera qualquer forma de assédio, discriminação, preconceito ou intimidação entre colaboradores e parceiros de negócios.

Não aceitamos qualquer tipo de agressão ou assédio, seja ele físico, psicológico, moral ou sexual, devendo-se punir os que desrespeitarem as normas legais e as previstas neste Código. É responsabilidade de todos averiguar o cumprimento das normas, competindo ao Comitê de Ética o julgamento e a aplicação de penalidades cabíveis.

• Trabalho Escravo, Forçado e/ou Infantil

O trabalho deve ter como objetivo assegurar a dignidade do colaborador. Qualquer situação que possa ser configurada como trabalho escravo, forçado ou infantil não será tolerada nem admitida pelo Cartório do Barreiro.

• Responsabilidade Social

O Cartório do Barreiro repudia a discriminação, o trabalho infantil e quaisquer formas de repressão, punições vexatórias e contratação ou utilização de colaboradores em desacordo com a legislação trabalhista.

O Cartório do Barreiro valoriza e exige a observância criteriosa dos princípios de respeito ao ser humano, inclusive no que se refere às condições sob as quais seus colaboradores, parceiros e fornecedores trabalham.

A organização investe em instituições comprometidas com causas sociais e incentiva seus colaboradores a participar de campanhas e a compartilhar suas competências em projetos sociais.

• Conflitos de Interesse

O Cartório do Barreiro respeita a privacidade e as escolhas de seus colaboradores.

Qualquer atitude que comprometa a isenção, imparcialidade ou a qualidade e o desempenho do trabalho dos empregados do cartório deve ser evitada.

Nossos colaboradores devem agir com respeito e buscar manter bom relacionamento com todos, evitando conflito de interesses.

O conflito de interesses ocorre quando existe a possibilidade de confronto direto ou indireto entre os interesses pessoais de administradores, de funcionários e/ou de colaboradores e os da organização que possa comprometer ou influenciar de maneira indevida o desempenho de suas atribuições e responsabilidades. O interesse é caracterizado por toda e qualquer vantagem, material ou não, em favor próprio ou de terceiros (parentes, amigos etc.) com os quais têm ou tiveram relações pessoais, comerciais ou políticas.

Ao desempenhar suas atividades, os colaboradores e membros da Alta Direção devem evitar situações como:

• Contratar fornecedores ou prestadores de serviço com quem possuam vínculos pessoais sem dar prévio conhecimento do fato ao setor de compliance;
• Aceitar brindes ou presentes que possam influenciar decisões;
• Praticar atividade ou desempenhar função que possa prejudicar seu trabalho no Cartório do Barreiro ou influenciar negativamente suas ações;
• Jamais disseminar informações confidenciais ou utilizá-las em benefício próprio ou de terceiros;
• Jamais disseminar informações inverídicas que possam prejudicar pessoas, colaboradores internos e a própria organização.

Ainda que uma situação como as descritas acima não ocorra de fato, a possibilidade de vir a ocorrer deve ser comunicada à Alta Direção por meio do canal apropriado.

Todo colaborador deve ser capaz de previamente identificar um conflito de interesses, de modo a evitar prejuízos e garantir a reputação e o bom nome da organização.

• Brindes, Presentes, Entretenimento, Viagens, Doações e Hospitalidade

Os nossos colaboradores e a Alta Direção não deverão solicitar ou distribuir qualquer presente, doação, brinde, itens de hospitalidade, favores, empréstimos, serviços ou tratamento especial de qualquer espécie (como pagamento de despesas com viagem ou refeições) de pessoas ou organizações que façam ou procurem fazer negócios com o Cartório, incluindo fornecedores, prestadores de serviço, clientes, funcionários públicos ou qualquer outro parceiro comercial, atual ou potencial, independentemente do valor, salvo brindes, catálogos e demais produtos institucionais, que deverão ser revertidos para finalidade coletiva do Cartório.

Fica permitido o recebimento de brindes fornecidos espontaneamente por terceiros desde que não sejam em dinheiro, não ultrapassem o valor estimado de R$200,00 (duzentos reais) e não sejam recorrentes.

Caso alguém, por algum motivo, receba algum benefício vedado, sem conseguir devolvê-lo, deverá encaminhá-lo à Alta Direção que o destinará a instituição filantrópica.

Se algum colaborador tiver dúvida sobre a adequação ou não do recebimento de qualquer benefício ou presente, deverá obrigatoriamente reportar a situação ao setor responsável pelo Programa de Compliance.

• Cumprimento das normas antissuborno

O Cartório do Barreiro não tolera qualquer ato de corrupção. Nossos colaboradores, Alta Direção e parceiros de negócios devem zelar pela observância das leis e regramentos aplicáveis, tais como a Lei Federal nº 12.846/2013 e suas regulamentações.

O cumprimento das normas antissuborno é fundamental para o Cartório. Nenhum colaborador, membro da Alta Direção, Conselheiro ou qualquer pessoa que represente o Cartório do Barreiro poderá ofertar, prometer, doar, aceitar ou solicitar vantagem indevida de qualquer valor (financeiro ou não-financeiro), direta ou indiretamente, em violação às leis aplicáveis, como incentivo ou recompensa para pessoa que está agindo ou deixando de agir em relação ao desempenho de suas obrigações.

O Cartório não tolera e proíbe fraude no recebimento antecipado de valores repassados pelos clientes para pagamento de obrigações financeiras/fiscais por funcionários. Não será admitido e será demitido aquele que ao invés de realizar o pagamento, apropriar-se ilegalmente dos valores. Não toleramos qualquer tipo de suborno e concessão de benefícios imoderados para captação de clientes.

A interação entre a organização e agentes públicos, deve ocorrer em conformidade com as leis e regulações existentes e levando-se em consideração os princípios de transparência, boa-fé objetiva, integridade e conduta ética. Não toleramos qualquer ato de suborno ou conflito de interesses no relacionamento com agentes públicos.

• Cumprimento das normas relativas ao tratamento de dados pessoais

Nossos colaboradores, Alta Direção, bem como fornecedores, parceiros de negócios e clientes devem observar os deveres, requisitos e responsabilidades decorrentes da Lei n. 13.709, de 14 de agosto de 2018, Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD, sobre as formas de coleta, tratamento e compartilhamento de dados pessoais a que tiverem acesso. Devem ser observadas as responsabilidades previstas nos artigos 7º a 10 e 42 a 45 da LGPD.

• Mecanismos de prevenção de lavagem de dinheiro e financiamento ao terrorismo

Nossos colaboradores, Alta Direção, bem como fornecedores e parceiros de negócios devem observar os mecanismos de prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento de terrorismo.

• Agilização de serviços desatendendo a ordem de prioridade, serviço inexistente ou não autorizado e concessão de gratuidades.

Visando à excelência na prestação de serviços o Cartório não tolera situações de fraude à ordem de prioridade no atendimento para beneficiar usuário, portanto, disponibiliza aos usuários sistema informatizado de senhas de atendimento que encaminha automaticamente cada usuário aos atendentes, segundo ordem de chegada e prioridades legais. O Cartório proíbe cobrar do usuário serviço inexistente ou desnecessário para o ato solicitado e ainda realizar para o usuário serviços não autorizados pela Alta Direção, tal como atualização de certidões, nos casos em que a lei não exige.

O Cartório do Barreiro não tolera qualquer ato de fraude cartorária que frustre a concessão de gratuidade, não sendo admitida a cobrança do cliente em desacordo com a legislação.

• Lisura dos atos cartorários

O Cartório disponibiliza em sua sede e em seu site lista de todos os documentos obrigatórios para cada ato requerido pelo usuário, portanto nenhum ato pode ser praticado sem a apresentação de todos os documentos obrigatórios.

Os atos que requerem assinatura, como escrituras, procurações, registros de nascimento casamento e óbito, exigem conferência com o documento de identificação original apresentado e cuja cópia é arquivada no cartório, sendo proibida a lavratura de atos sem a presença física, quando esta for exigida. Não é possível reconhecer assinatura de firma por autenticidade de pessoa falecida, notadamente no DUT para fins de transferência de veículo. Todos os reconhecimentos de assinaturas por semelhança devem respeitar as regras impostas pelo Cartório, inclusive a de conferência das assinaturas, devendo o auxiliar conferir a assinatura, que deverá novamente ser conferida pelo escrevente antes de ser praticado o ato de reconhecimento de firma.

O Provimento nº 28 do Conselho Nacional de Justiça requer entrevista para que seja feito o registro tardio. Essa entrevista no Cartório do Barreiro é feita exclusivamente com a Oficial, que examina toda a documentação apresentada. Em caso de dúvida quanto à documentação ou quanto à veracidade dos fatos, o ato não é praticado, sendo o procedimento encaminhado para o Juiz da Vara de Registros Públicos, para análise. Todos os procedimentos de registros extemporâneos devem ser realizados pela Oficial do Cartório do Barreiro. Os certificados digitais emitidos pela plataforma do e-Notariado devem ser feitos apenas nos casos em que houver segurança jurídica para sua emissão.

• E-mails, internet, sistemas de informação, mídias sociais e aplicativos de mensagens instantâneas

A internet, as redes sociais e os aplicativos de mensagem instantânea alteraram a maneira como agimos e reagimos no ambiente de trabalho, oferecendo novas formas de relacionar e nos comunicar com o mundo. No ambiente de trabalho, somos transparentes, mas devemos ter zelo com a divulgação de informações confidenciais ou inapropriadas por meio de redes sociais e demais meios de comunicação.

Ao utilizar as redes sociais, salvo mediante autorização expressa, nossos colaboradores devem falar em nome próprio e nunca pelo Cartório, agindo sempre de maneira leal, prudente e cuidadosa.

Nossos sistemas internos, e-mail corporativo e os demais dados que trafegam pelas redes e sistemas do Cartório pertencem exclusivamente à organização. Não toleramos a utilização desses meios para enviar ou receber mensagens discriminatórias, de assédio, material obsceno, solicitações comerciais ou que, de qualquer outro modo, infrinjam este Código de Ética e Conduta. Como as mensagens recebidas ou enviadas por esses meios são de propriedade do Cartório, este poderá, se permitido pela legislação local, monitorá-las e utilizá-las para fins de verificação de cumprimento de leis e regulamentos internos.

Qualquer situação de discriminação, injúria, difamação e calúnia nas redes sociais ou aplicativos de mensagem instantânea originada de nossos colaboradores e Alta Direção não será tolerada pela organização por atentar contra nossos princípios.

O bom senso deve prevalecer sempre. Ao ser zeloso com informações, dados e opiniões, o colaborador protegerá o Cartório e sua imagem pessoal.

• Fornecedores e Parceiros de Negócios

Queremos cultivar relacionamentos de excelência, transparência e confiança mútua com nossos fornecedores e parceiros de negócios, criando um ecossistema de integridade, de modo a prover o Cartório com produtos, serviços e relacionamentos que contribuam com o sucesso de nossa missão e visão. Zelamos pela manutenção de processos de compras e contratações justas, equânimes e transparentes, com alto padrão de qualidade e sustentabilidade esperado dos nossos fornecedores e parceiros de negócios.

Procuramos fornecedores e parceiros de negócios que tenham o mesmo zelo com a integridade, motivo pelo qual avaliamos periodicamente e continuamente os terceiros envolvidos mediante DueDiligence de Integridade. Assim, ao iniciar suas atividades na organização, eles deverão receber cópia deste Código de Ética e Conduta e assinar o Termo de Compromisso Anticorrupção.

• Descumprimento e penalidades

As decisões acerca das denúncias de transgressões a este Código relativa aos colaboradores, Diretores e Conselheiros serão analisadas pelo Comitê de Ética e poderão gerar as seguintes punições:

• Advertência verbal;
• Advertência escrita;
• Suspensão;
• Término da relação de trabalho.

Qualquer penalidade aplicada deve estar sempre em conformidade com a legislação afeta, a Normativa Interna do Cartório e demais normas aplicáveis, ouvido o responsável pela política interna de Recursos Humanos.

• Canal de Denúncias

Nossos colaboradores, Alta Direção, bem como fornecedores, parceiros de negócios e clientes são encorajados a relatar qualquer atividade que acreditam constituir violação às leis, regulamentos, a este Código de Ética e Conduta ou às nossas políticas de integridade.

Nosso Canal de Denúncias está disponível para todos os que desejarem relatar, de forma confidencial e, eventualmente, anônima, qualquer possível violação ao nosso Código de Conduta, ao Programa de Integridade ou às leis aplicáveis. Os relatos serão apurados de maneira confidencial.

O Cartório do Barreiro não tolerará qualquer retaliação ou ameaça de retaliação contra qualquer um que relate qualquer preocupação ou denúncia no nosso Canal de Ouvidoria. Qualquer colaborador, membro da Alta Direção, fornecedor ou parceiro de negócio que ameaçar, desencorajar ou impedir alguém de relatar qualquer tipo de denúncia estará sujeito a ação disciplinar, podendo este comportamento ser igualmente denunciado no nosso Canal de Denúncia.