Compliance e sua aplicação nos cartórios extrajudiciais

Compliance significa estar de acordo com a ética, obedecer as regras, comprometer-se com a integridade, possuir a função de monitorar e assegurar que todos os colaboradores e fornecedores estejam cientes e de acordo com as normas de conduta de uma instituição. A Lei Geral de Proteção de Dados, o Provimento nº 74/CNJ e o Provimento nº 88/CNJ são exemplos de normas que exigem compliance nos cartórios extrajudiciais.

Nós, notários e registradores, entendemos que as regras de compliance são fator prioritário para qualquer empresa e também para os cartórios. Nós devemos nos preocupar com decisões estratégicas para manter uma boa conduta, estando sempre atentos para identificar e reverter quaisquer ações que estejam fora dos parâmetros de qualidade e de compliance definidos e apresentados à equipe.

É necessário haver um processo contínuo de verificação da eficiência dos processos e dos sistemas de gestão. A segurança nas nossas operações administrativas é primordial e sustenta a boa reputação e a credibilidade dos cartórios extrajudiciais, diminuindo riscos de danos e dando maior tranquilidade tanto aos notários e registradores quanto aos colaboradores e aos usuários dos serviços.

Precisamos garantir uma comunicação eficiente e transparente. Todas as informações devem ser expostas e compartilhadas de forma direta e objetiva. Nos cartórios extrajudiciais, isso vem promovendo, de forma perene, o engajamento e a conscientização dos colaboradores e fornecedores para o cumprimento de todas as regras.

O que motiva os titulares dos cartórios extrajudiciais é saber o que fazer e fazer o que é o certo. Essa é a importância das regras de compliance. 2021 foi um ano muito difícil e, mesmo nesse momento, notários e registradores precisaram se adaptar a diversas novas regras e tiveram sucesso nisso.

As crises servem para impulsionar inovação e qualidade. Em 2022, vamos seguir fazendo nossa parte para transformar o Brasil.

* Letícia Franco Maculan Assumpção é graduada em Direito pela Universidade Federal de Minas Gerais (1991), pós-graduada e mestre em Direito Público. Foi Procuradora do Município de Belo Horizonte e Procuradora da Fazenda Nacional. Aprovada em concurso, desde 1º de agosto de 2007 é Oficial do Cartório do Registro Civil e Notas do Distrito de Barreiro, em Belo Horizonte, MG. É autora de diversos artigos na área de Direito Tributário, Direito Administrativo, Direito Civil e Direito Notarial, publicados em revistas jurídicas, e dos livros Função Notarial e de Registro; Notas e Registros; Casamento e Divórcio em Cartórios Extrajudiciais do Brasil e Usucapião Extrajudicial. É Diretora do INDIC – INSTITUTO NACIONAL DE DIREITO E CULTURA. É também Presidente do Colégio do Registral de Minas Gerais e Diretora do CNB-MG.